File Sharing im Unternehmen: Strategie gesucht

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Unternehmen jedweder Größe benötigen eine Strategie für den Datenaustausch
E-Mail und FTP sind unsichere, veraltete Technologien

Von Subhashini Simha, Vice President of Product Management and Marketing bei Thru

Um Daten auszutauschen setzen die meisten Unternehmen noch immer auf die gute alte E-Mail, auch wenn diese Technologie offensichtlich nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik ist. Auch das ebenso veraltete FTP ist noch weit verbreitet, wenn es darum geht größere Dateien zu übermitteln. Den IT-Alptraum perfekt machen, intern oft nicht überwachte, File-Sharing-Dienste in der Cloud a la Dropbox & Co. Um striktere Compliance-Vorgaben zu erfüllen und die offensichtlich nicht gegebene Datensicherheit für ihr Unternehmen zu gewährleisten suchen IT-Verantwortliche suchen händeringend nach eine umfassenden Strategie um die genannten, unzuverlässigen Werkzeuge zu ersetzen und somit die Kontrolle über ihre sensiblen Daten zurückzugewinnen.

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Die Lösung des Problems ist nichts Geringeres, als eine umfassende File-Sharing-Strategie für Unternehmen, die nicht nur die Sicherheitsbedenken aus dem Weg räumt sondern sich gleichzeitig in wichtige Unternehmensapplikationen integriert und so auch gleich die Effizienz im Unternehmen verbessert. Viele Unternehmen ziehen wegen erhöhter Risiken für ihre Sicherheit bereits die Zügel an und beginnen die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter und die Bewegung ihrer Daten genauer zu beobachten. Die Grenzen von E-Mail und FTP sind Mitarbeitern, die oft Daten austauschen müssen, natürlich gut bekannt und werden im Büroalltag oft sorglos durch kostenfreie Cloud Computing-Lösungen umgangen Da diese Angebote jedoch nicht sicher und daher für eine Organisation nicht tragbar sind, muss die IT eingreifen und effektivere Dienste anbieten.

Das SMTP-Protokoll, das in Hintergrund genutzt wird, um Anhänge zu versenden, wurde tatsächlich nie für diesen Zweck entwickelt. Die Komplikationen mit E-Mail sind so gesehen angeboren und manifestieren sich zum einen in einer beschränkten Größe der zu transferierenden Dateien. Zum anderen fehlen einfach zahlreiche wichtige Funktionen, wie garantierte Lieferung, Checkpoint/Restart, Nachverfolgung und Prüffähigkeit. Auch die Speicherung von E-Mails und die Notfallwiederherstellung sind bei E-Mail nicht auf dem neuesten Stand, genauso wie fehlendes Virus-Scanning sowie das Black- und Whitelisting von Domains. Die Skalierung, um große Anhänge zu verarbeiten, insbesondere beim parallelen Versand an mehrere Empfänger, ist bei E-Mail ebenfalls nicht gewährleistet und der hohe Verbrauch an Systemressourcen (Netzwerk-Bandbreite, Arbeitsspeicher, Prozessor, Transaktionen und Speicher) belastet die Infrastruktur und verursacht langsame Antwortzeiten.

Um die Limitierung der Dateigröße von E-Mail zu umgehen, begannen viele Firmen althergebrachte Lösungen wir FTP-Server (File Transfer Protocol) zu nutzen. Diese veraltete Technologie bietet jedoch keine adäquaten Schutzmechanismen oder eine zentrale Einsicht in alle Transaktionen. Auch stellen sie keine einheitliche, integrierte Lösung für alle internen und externen Übertragungen von Dateien dar. Gänzlich unbrauchbar wird FTP wenn die Übertragung von Daten Teil eines internen Prozesses über mehrere Stufen sein soll.

Unternehmen beginnen zu erkennen, dass die technologischen Beschränkungen ihrer bestehenden Lösungen um Dateien zu teilen, also hauptsächlich E-Mail und FTP, Sicherheitsrisiken bergen und einen organisatorisch hohen Aufwand mit sich bringen. Da gleichzeitig Compliance und gesetzliche Vorschriften immer wichtiger werden, suchen Organisationen nach neuen Technologien für die Dateiübertragung. Wie jedoch sieht eine Strategie der Zukunft für den Datenaustausch aus?

Unternehmen, die weiter auf veraltete Lösungen setzen, sind anfällig gegenüber Hackerangriffen jeglicher Art. Im schlimmsten Fall ist es sogar möglich, dass sich Mitarbeiter strafbar machen, etwa bei der unerlaubten Weitergabe interner Unternehmensdaten über externe Cloudlösungen. Auch die IT-Abteilung wird angreifbar, da für Audits keinerlei Daten gesammelt werden und der Aufwand solche Daten bereitzustellen im Fall der Fälle enorm hoch wäre. Um eine neue Strategie umzusetzen muss die Unternehmensspitze mit IT-Managern zusammenarbeiten und gemeinsam entscheiden, welche Lösung für das Unternehmen am besten geeignet ist. Der Markt für Enterprise File Sync and Share (EFSS) Lösungen entwickelt sich seit ein paar Jahren rasant, jedoch vereinen nur sehr wenige Produkte die benötigten Funktionen um volle Sicherheit bei hoher Flexibilität zu bieten. Bei der Suche nach der geeigneten Lösung sollte man auf einige wichtige Faktoren achten.

Wichtig für die einfache Bedienbarkeit einer EFSS-Lösung: Die Integration in bestehende Lösungen wie E-Mail ändert für Mitarbeiter nicht viel, Dateien werden jedoch im Hintergrund über MFT versendet.

Nicht alle File-Sharing-Lösungen für Unternehmen sind gleich
Unternehmen und deren IT-Abteilung sind dafür verantwortlich den Mitarbeitern einfach zu bedienende und sichere Werkzeuge bereitzustellen, um den tagtäglichen Austausch von Informationen auf für alle Beteiligten sicher zu gewährleisten. Was muss bei der Suche nach der geeigneten Lösung also beachtet werden, um Sicherheit, Bedienbarkeit und Zuverlässigkeit unter einen Hut zu bekommen? Die Lösung muss...

1. Sich unternehmensspezifischen Faktoren anpassen können.
2. Dem Unternehmen die volle Hoheit über die Sicherheitseinstellungen gewähren.
3. Die Hoheit der Daten beim Unternehmen lassen
4. Die volle Steuerung von Standards mit juristischen Vorgaben gewährleisten können.
5. Möglichkeiten für Audits und Kontrolle geben.
6. Einsatzoptionen vor Ort, in der Cloud oder als Hybrid bieten
7. Über zahlreiche APIs Integration in bestehende Unternehmensapplikationen bieten

Mit diesen Funktionen erfüllt eine Enterprise File Sync and Share (EFSS)-Lösung die aktuellen Anforderungen von Unternehmen. So lässt sich nicht nur die Weitergabe sensibler Daten und der Schutz geistigen Eigentums steuern, auch Workflows werden vereinfacht, die Effizienz wird erhöht und BYOD-Projekte werden einfach umgesetzt.

Führungskräfte und IT-Manager haben die Verantwortung die sensiblen Daten ihrer Firmen und deren geistiges Eigentum zu schützen. Um dies zu erreichen müssen Unternehmen für Dateitransfers die höchst möglichen Sicherheitsvorkehrungen einrichten. Ebenso wichtig ist die vollständige Einsicht in alle Transfers mit der Möglichkeit weitreichende Reports über jeden einzelnen Transfer zu ziehen. IT-Admins müssen den Zugang ehemaliger Mitarbeiter zu Dateien widerrufen und den Zugriff über verloren gegangene Geräte sperren können. Moderne Unternehmen müssen in einer Onlinewelt voller Gefahren mit einer starken Lösung für File-Sharing ausgerüstet sein um ihr geistiges Eigentum zu schützen und damit ihre Wettbewerbsvorteile zu behalten. (Thru: ra)

eingetragen: 17.07.16
Home & Newsletterlauf: 19.08.16

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Meldungen: Kommentare und Meinungen

Von einer Zukunft ohne Passwörter

Log-ins mit Benutzername und Passwort sind nicht nur umständlich, sondern bergen auch Gefahren. Schließlich setzen Cyberkriminelle vor allem auf Phishing und Social Engineering, um Zugangsdaten abzugreifen. Daher ist es höchste Zeit für nutzerfreundliche und sichere Alternativen, meint Ingolf Rauh, Head Product und Innovation Management bei Swisscom Trust Services.

Kommentare & Meinungen

Zunahme von Bedrohungen nach Authentifizierung

Wie erwartet war 2023 ein weiteres herausforderndes Jahr für die IT-Sicherheit, da die Anzahl und Komplexität von Phishing-Angriffen weiter zugenommen haben. Dies ist vor allem auf KI-gesteuertes Phishing zurückzuführen. Phishing ist dank niedriger Kosten und hoher Erfolgsquote nach wie vor die am weitesten verbreitete Angriffsmethode.

Regulierung der KI keine Frage des "ob"

Europa besinnt sich einmal mehr auf seine moralische Vorreiterrolle in der Welt. Während in den beiden globalen Technologiesupermächten USA und China ein kaum kontrollierter Wildwuchs in Sachen Künstlicher Intelligenz stattfindet, hat die EU sich nicht nur dem technischen Fortschritt, sondern dem großen Ganzen gewidmet: Mit dem nun beschlossenen KI-Gesetz gibt es zum ersten Mal eine umfassende Regulierung in diesem Bereich.

Online-Sicherheitspraktiken auf den Prüfstand stellen

Vertrauen ist gut, Kontrolle besser: Interessanterweise leben insbesondere die Boomer dieses Motto, sodass sie wesentliche bessere Datenschutzpraktiken pflegen, wenn sie im online unterwegs sind, als die Millennials und die Gen Z. Dies ergab eine von OnePoll im Auftrag von Yubico durchgeführte Studie, die sich der Frage widmete, inwiefern Menschen in einer Zeit, in der es immer raffiniertere Phishing-Angriffe gibt, ihre Cybersicherheitshygiene-Praktiken angepasst haben.

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Fachartikel

Grundlagen

Big Data bringt neue Herausforderungen mit sich

Die Digitale Transformation zwingt Unternehmen sich mit Big Data auseinanderzusetzen. Diese oft neue Aufgabe stellt viele IT-Teams hinsichtlich Datenverwaltung, -schutz und -verarbeitung vor große Herausforderungen. Die Nutzung eines Data Vaults mit automatisiertem Datenmanagement kann Unternehmen helfen, diese Herausforderungen auch mit kleinen IT-Teams zu bewältigen. Big Data war bisher eine Teildisziplin der IT, mit der sich tendenziell eher nur Großunternehmen beschäftigen mussten. Für kleinere Unternehmen war die Datenverwaltung trotz wachsender Datenmenge meist noch überschaubar. Doch die Digitale Transformation macht auch vor Unternehmen nicht halt, die das komplizierte Feld Big Data bisher anderen überlassen haben. IoT-Anwendungen lassen die Datenmengen schnell exponentiell anschwellen. Und während IT-Teams die Herausforderung der Speicherung großer Datenmengen meist noch irgendwie in den Griff bekommen, hakt es vielerorts, wenn es darum geht, aus all den Daten Wert zu schöpfen. Auch das Know-how für die Anforderungen neuer Gesetzgebung, wie der DSGVO, ist bei kleineren Unternehmen oft nicht auf dem neuesten Stand. Was viele IT-Teams zu Beginn ihrer Reise in die Welt von Big Data unterschätzen, ist zum einen die schiere Größe und zum anderen die Komplexität der Datensätze. Auch der benötigte Aufwand, um berechtigten Zugriff auf Daten sicherzustellen, wird oft unterschätzt.

Bösartige E-Mail- und Social-Engineering-Angriffe

Ineffiziente Reaktionen auf E-Mail-Angriffe sorgen bei Unternehmen jedes Jahr für Milliardenverluste. Für viele Unternehmen ist das Auffinden, Identifizieren und Entfernen von E-Mail-Bedrohungen ein langsamer, manueller und ressourcenaufwendiger Prozess. Infolgedessen haben Angriffe oft Zeit, sich im Unternehmen zu verbreiten und weitere Schäden zu verursachen. Laut Verizon dauert es bei den meisten Phishing-Kampagnen nur 16 Minuten, bis jemand auf einen bösartigen Link klickt. Bei einer manuellen Reaktion auf einen Vorfall benötigen Unternehmen jedoch circa dreieinhalb Stunden, bis sie reagieren. In vielen Fällen hat sich zu diesem Zeitpunkt der Angriff bereits weiter ausgebreitet, was zusätzliche Untersuchungen und Gegenmaßnahmen erfordert.

Zertifikat ist allerdings nicht gleich Zertifikat

Für Hunderte von Jahren war die Originalunterschrift so etwas wie der De-facto-Standard um unterschiedlichste Vertragsdokumente und Vereinbarungen aller Art rechtskräftig zu unterzeichnen. Vor inzwischen mehr als einem Jahrzehnt verlagerten sich immer mehr Geschäftstätigkeiten und mit ihnen die zugehörigen Prozesse ins Internet. Es hat zwar eine Weile gedauert, aber mit dem Zeitalter der digitalen Transformation beginnen handgeschriebene Unterschriften auf papierbasierten Dokumenten zunehmend zu verschwinden und digitale Signaturen werden weltweit mehr und mehr akzeptiert.

Datensicherheit und -kontrolle mit CASBs

Egal ob Start-up oder Konzern: Collaboration Tools sind auch in deutschen Unternehmen überaus beliebt. Sie lassen sich besonders leicht in individuelle Workflows integrieren und sind auf verschiedenen Endgeräten nutzbar. Zu den weltweit meistgenutzten Collaboration Tools gehört derzeit Slack. Die Cloudanwendung stellt allerdings eine Herausforderung für die Datensicherheit dar, die nur mit speziellen Cloud Security-Lösungen zuverlässig bewältigt werden kann. In wenigen Jahren hat sich Slack von einer relativ unbekannten Cloud-Anwendung zu einer der beliebtesten Team Collaboration-Lösungen der Welt entwickelt. Ihr Siegeszug in den meisten Unternehmen beginnt häufig mit einem Dasein als Schatten-Anwendung, die zunächst nur von einzelnen unternehmensinternen Arbeitsgruppen genutzt wird. Von dort aus entwickelt sie sich in der Regel schnell zum beliebtesten Collaboration-Tool in der gesamten Organisation.

KI: Neue Spielregeln für IT-Sicherheit

Gerade in jüngster Zeit haben automatisierte Phishing-Angriffe relativ plötzlich stark zugenommen. Dank künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen und Big Data sind die Inhalte deutlich überzeugender und die Angriffsmethodik überaus präzise. Mit traditionellen Phishing-Angriffen haben die Attacken nicht mehr viel gemein. Während IT-Verantwortliche KI einsetzen, um Sicherheit auf die nächste Stufe zu bringen, darf man sich getrost fragen, was passiert, wenn diese Technologie in die falschen Hände, die der Bad Guys, gerät? Die Weiterentwicklung des Internets und die Fortschritte beim Computing haben uns in die Lage versetzt auch für komplexe Probleme exakte Lösungen zu finden. Von der Astrophysik über biologische Systeme bis hin zu Automatisierung und Präzision. Allerdings sind alle diese Systeme inhärent anfällig für Cyber-Bedrohungen. Gerade in unserer schnelllebigen Welt, in der Innovationen im kommen und gehen muss Cybersicherheit weiterhin im Vordergrund stehen. Insbesondere was die durch das Internet der Dinge (IoT) erzeugte Datenflut anbelangt. Beim Identifizieren von Malware hat man sich in hohem Maße darauf verlassen, bestimmte Dateisignaturen zu erkennen. Oder auf regelbasierte Systeme die Netzwerkanomalitäten aufdecken.

DDoS-Angriffe nehmen weiter Fahrt auf

DDoS-Attacken nehmen in Anzahl und Dauer deutlich zu, sie werden komplexer und raffinierter. Darauf machen die IT-Sicherheitsexperten der PSW Group unter Berufung auf den Lagebericht zur IT-Sicherheit 2018 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aufmerksam. Demnach gehörten DDoS-Attacken 2017 und 2018 zu den häufigsten beobachteten Sicherheitsvorfällen. Im dritten Quartal 2018 hat sich das durchschnittliche DDoS-Angriffsvolumen im Vergleich zum ersten Quartal mehr als verdoppelt. Durchschnittlich 175 Angriffen pro Tag wurden zwischen Juli und September 2018 gestartet. Die Opfer waren vor allem Service-Provider in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz: 87 Prozent aller Provider wurden 2018 angegriffen. Und bereits für das 1. Quartal dieses Jahres registrierte Link11 schon 11.177 DDoS-Angriffe.

Fluch und Segen des Darkwebs

Strengere Gesetzesnormen für Betreiber von Internet-Plattformen, die Straftaten ermöglichen und zugangsbeschränkt sind - das forderte das BMI in einem in Q1 2019 eingebrachten Gesetzesantrag. Was zunächst durchweg positiv klingt, wird vor allem von Seiten der Bundesdatenschützer scharf kritisiert. Denn hinter dieser Forderung verbirgt sich mehr als nur das Verbot von Webseiten, die ein Tummelplatz für illegale Aktivitäten sind. Auch Darkweb-Plattformen, die lediglich unzugänglichen und anonymen Speicherplatz zur Verfügung stellen, unterlägen der Verordnung. Da diese nicht nur von kriminellen Akteuren genutzt werden, sehen Kritiker in dem Gesetzesentwurf einen starken Eingriff in die bürgerlichen Rechte. Aber welche Rolle spielt das Darkweb grundsätzlich? Und wie wird sich das "verborgene Netz" in Zukunft weiterentwickeln? Sivan Nir, Threat Analysis Team Leader bei Skybox Security, äußert sich zu den zwei Gesichtern des Darkwebs und seiner Zukunft.