Zugriffe werden automatisch dokumentiert

Unternehmensdaten schützen: Ein digitales DMS sorgt für mehr Datensicherheit

Revisionssicher und im Einklang mit Datenschutzbestimmungen



Datendiebstahl, Spionage und Sabotage verursachten der deutschen Wirtschaft im vergangenen Jahr einen Schaden in Höhe von rund 203 Milliarden Euro. Das geht aus einer jüngst veröffentlichten Studie des Digitalverbandes Bitkom hervor. Betroffen ist hierzulande fast jedes Unternehmen: 84 Prozent der deutschen Unternehmen waren Ziel eines Angriffs, weitere 9 Prozent gehen davon aus.

"Die Folgen für Unternehmen können schwerwiegend sein und reichen vom Datenverlust über Datenmissbrauch bis zu zerstörten Geschäftsbeziehungen und Imageschaden. Vor allem Klein- und Mittelständische Unternehmen sind in diesem Zusammenhang stark vom finanziellen Ruin bedroht. Unternehmensdaten, Informationen und Muster sicher aufzubewahren, ist deshalb wichtiger als jemals zuvor", so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Der Wirtschaftsingenieur ist Entwickler des seit mehr als 20 Jahren am Markt erhältlichen "Office Manager DMS" und ist überzeugt, dass der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) Unternehmen darin unterstützen kann, Daten sicher aufzubewahren. "Es sind ja bei Weitem nicht nur digitale Daten, die gestohlen oder zerstört werden. Auch auf Papierdokumente haben es Kriminelle abgesehen. Ich rate deshalb nicht nur aus Archivierungs- sondern auch aus Datenschutzgründen dazu, Papierdokumente umfassend zu digitalisieren", sagt Krekeler. Denn: Unternehmensdaten sind im digitalen Archiv viel sicherer als im abschließbaren Aktenschrank – sowohl gegen unbefugte Zugriffe und Manipulationen, als auch gegen äußere Einflüsse, Vandalismus und Sabotage.

"Mithilfe moderner Dokumentenscanner läuft das Digitalisieren heutzutage weitgehend automatisiert und schnell ab. Diese Scanner sind mit Mehrblatteinzug und Stapelverarbeitung ausgestattet und bearbeiten selbstständig Stapel von 50 bis 1.000 Seiten. Bessere Scanner erfassen im Duplex-Scan dank zweier Sensor-Leisten die Vorder- und Rückseite eines Blattes. Zudem speichern sie in Zusammenarbeit mit einem DMS die digitalisierten Dokumente als PDF- oder Bild-Datei ab", ergänzt Harald Krekeler. Ein weiterer Vorteil: Dokumenteigenschaften, wie beispielsweise Rechnungsnummer, Datum oder Empfänger, können mit Hilfe der OCR-Texterkennung eines DMS automatisiert erfasst werden.

Rollenbasierte Zugriffskonzepte

In einem DMS können Dateien unterschiedlichster Formate gemeinsam in digitalen Akten organisiert und aufbewahrt werden, ganz gleich ob CAD-Zeichnung, Musik-Datei, E-Mail oder PDF. Umso wichtiger ist es deshalb, dass ein DMS mit einem rollenbasierten Zugriffskonzept ausgestattet ist. Zugriff sollte nur auf Ordner oder Dateien erlaubt sein, die für die jeweilige Tätigkeit auch benötigt werden. "Der Vertriebsmitarbeiter muss nicht in die Buchhaltungsdaten Einblick bekommen und die Personalerin muss keinen Zugriff auf Kundendaten erhalten", verdeutlicht Harald Krekeler. Ein zusätzlicher Sicherheitsaspekt bringt ein DMS von Hause aus mit: Sämtliche Zugriffe werden automatisch dokumentiert, wodurch nachvollziehbar bleibt, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. "Allerdings steht und fällt das gesamte Zugriffskonzept mit der Authentifizierung. Komplexe Passwörter, die aus Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen bestehen, sollten zwingend verwendet werden. Denkbar ist aber auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der Anwender ein zweites Token verwenden müssen", rät Krekeler.

Revisionssicher und im Einklang mit Datenschutzbestimmungen

Ein DMS zeichnet sich dadurch aus, dass sämtliche Daten und Prozesse revisionssicher, also manipulationssicher, entlang den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, gespeichert werden. Die Blockchain-Technologie holt aber noch das Plus an Datenschutz an Bord: "Mit Documentchain haben wir beispielsweise eine dezentrale Blockchain für Dokumentenmanagement-Systeme entwickelt. Wichtige Kennmerkmale einer Dokumentdatei werden darin auch im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung gespeichert, nach welcher die sichere Aufbewahrung von Daten, ihre fristgerechte vollständige Löschung und die Wahrung der Betroffenenrechte im Vordergrund stehen", erklärt Harald Krekeler. Daten werden in Documentchain demnach nicht im Klartext gespeichert, sondern in Form von Hashwerten, also kryptographischen Zahlenfolgen. Die auf Documentchain hinterlegten Daten lassen folglich keinen Rückschluss auf den Inhalt des abgesicherten Dokuments zu. Nur wer das Dokument besitzt, kann dieses den Hash-Werten auf der Blockchain zuordnen.

"Allerdings entbindet die Einführung eines DMS ein Unternehmen nicht von weiteren technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, sei es von der Verschlüsselung der Datenübertragung und dem Einsatz einer aktuell zu haltenden Antivirenlösung sowie Firewall über die Sensibilisierung der Mitarbeitenden bis hin zu physikalischen Zugangskontrollen", mahnt Harald Krekeler. (Softwarebüro Krekeler: ra)

eingetragen: 20.10.22
Newsletterlauf: 20.01.23

Softwarebüro Krekeler: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Meldungen: Tipps & Hinweise

Wie reagiert man auf Angriffe des Dienstleisters?

Im neuesten Sophos Threat Report: Cybercrime on Main Street berichten die Security-Experten, dass das "Sophos MDR Team" in 2023 vermehrt auf Fälle reagierte, in denen Unternehmen über die sogenannte Supply Chain, sprich die Lieferkette im Business und in der IT-Infrastruktur, attackiert wurden. In mehreren Fällen lagen die Schwachstellen in der Remote-Monitoring- und Management-Software (RMM) eines Dienstanbieters.

Dauer-Renaissance von Tape

Bei jeglicher Art von Datenverlust – sei es durch einen technischen Ausfall, menschliche Fehler oder durch einen Angriff von Cyberkriminellen – ist es das Backup-Recovery-System, das Unternehmen aus der misslichen Situation hilft. Um diesen Rettungsanker stets zur Verfügung zu haben, ist es wichtig, bei der Datensicherung auf eine professionelle Software zu setzen, die unterschiedliche Speichertechnologien bedienen kann, von On-Premise- bis hin zu Cloud-Speicher.

Phishing-Betrug per E-Mail

Business E-Mail Compromise (BEC) ist eine Art von Phishing-Betrug per E-Mail, bei dem ein Angreifer versucht, Mitglieder einer Organisation dazu zu bringen, z.B. Geldmittel oder vertrauliche Daten zu übermitteln. Der aktuelle Arctic Wolf Labs Threat Report fand heraus, dass sich diese Angriffstaktik fest etabliert hat.

Transparenz für KI-Algorithmen

Funktionalität und Komplexität geschäftsorientierter KI-Anwendungen haben exponentiell zugenommen. DevOps-Tools, Security-Response-Systeme, Suchtechnologien und vieles mehr haben von den Fortschritten der KI-Technologie profitiert. Vor allem Automatisierungs- und Analysefunktionen haben die betriebliche Effizienz und Leistung gesteigert, indem sie komplexe oder informationsdichte Situationen verfolgen und darauf reagieren.

Besuchen Sie SaaS-Magazin.de

SaaS, On demand, ASP, Cloud Computing, Outsourcing >>>

Kostenloser Newsletter

Werktäglich informiert mit IT SecCity.de, Compliance-Magazin.de und SaaS-Magazin.de. Mit einem Newsletter Zugriff auf drei Online-Magazine. Bestellen Sie hier

Fachartikel

Grundlagen

Big Data bringt neue Herausforderungen mit sich

Die Digitale Transformation zwingt Unternehmen sich mit Big Data auseinanderzusetzen. Diese oft neue Aufgabe stellt viele IT-Teams hinsichtlich Datenverwaltung, -schutz und -verarbeitung vor große Herausforderungen. Die Nutzung eines Data Vaults mit automatisiertem Datenmanagement kann Unternehmen helfen, diese Herausforderungen auch mit kleinen IT-Teams zu bewältigen. Big Data war bisher eine Teildisziplin der IT, mit der sich tendenziell eher nur Großunternehmen beschäftigen mussten. Für kleinere Unternehmen war die Datenverwaltung trotz wachsender Datenmenge meist noch überschaubar. Doch die Digitale Transformation macht auch vor Unternehmen nicht halt, die das komplizierte Feld Big Data bisher anderen überlassen haben. IoT-Anwendungen lassen die Datenmengen schnell exponentiell anschwellen. Und während IT-Teams die Herausforderung der Speicherung großer Datenmengen meist noch irgendwie in den Griff bekommen, hakt es vielerorts, wenn es darum geht, aus all den Daten Wert zu schöpfen. Auch das Know-how für die Anforderungen neuer Gesetzgebung, wie der DSGVO, ist bei kleineren Unternehmen oft nicht auf dem neuesten Stand. Was viele IT-Teams zu Beginn ihrer Reise in die Welt von Big Data unterschätzen, ist zum einen die schiere Größe und zum anderen die Komplexität der Datensätze. Auch der benötigte Aufwand, um berechtigten Zugriff auf Daten sicherzustellen, wird oft unterschätzt.

Bösartige E-Mail- und Social-Engineering-Angriffe

Ineffiziente Reaktionen auf E-Mail-Angriffe sorgen bei Unternehmen jedes Jahr für Milliardenverluste. Für viele Unternehmen ist das Auffinden, Identifizieren und Entfernen von E-Mail-Bedrohungen ein langsamer, manueller und ressourcenaufwendiger Prozess. Infolgedessen haben Angriffe oft Zeit, sich im Unternehmen zu verbreiten und weitere Schäden zu verursachen. Laut Verizon dauert es bei den meisten Phishing-Kampagnen nur 16 Minuten, bis jemand auf einen bösartigen Link klickt. Bei einer manuellen Reaktion auf einen Vorfall benötigen Unternehmen jedoch circa dreieinhalb Stunden, bis sie reagieren. In vielen Fällen hat sich zu diesem Zeitpunkt der Angriff bereits weiter ausgebreitet, was zusätzliche Untersuchungen und Gegenmaßnahmen erfordert.

Zertifikat ist allerdings nicht gleich Zertifikat

Für Hunderte von Jahren war die Originalunterschrift so etwas wie der De-facto-Standard um unterschiedlichste Vertragsdokumente und Vereinbarungen aller Art rechtskräftig zu unterzeichnen. Vor inzwischen mehr als einem Jahrzehnt verlagerten sich immer mehr Geschäftstätigkeiten und mit ihnen die zugehörigen Prozesse ins Internet. Es hat zwar eine Weile gedauert, aber mit dem Zeitalter der digitalen Transformation beginnen handgeschriebene Unterschriften auf papierbasierten Dokumenten zunehmend zu verschwinden und digitale Signaturen werden weltweit mehr und mehr akzeptiert.

Datensicherheit und -kontrolle mit CASBs

Egal ob Start-up oder Konzern: Collaboration Tools sind auch in deutschen Unternehmen überaus beliebt. Sie lassen sich besonders leicht in individuelle Workflows integrieren und sind auf verschiedenen Endgeräten nutzbar. Zu den weltweit meistgenutzten Collaboration Tools gehört derzeit Slack. Die Cloudanwendung stellt allerdings eine Herausforderung für die Datensicherheit dar, die nur mit speziellen Cloud Security-Lösungen zuverlässig bewältigt werden kann. In wenigen Jahren hat sich Slack von einer relativ unbekannten Cloud-Anwendung zu einer der beliebtesten Team Collaboration-Lösungen der Welt entwickelt. Ihr Siegeszug in den meisten Unternehmen beginnt häufig mit einem Dasein als Schatten-Anwendung, die zunächst nur von einzelnen unternehmensinternen Arbeitsgruppen genutzt wird. Von dort aus entwickelt sie sich in der Regel schnell zum beliebtesten Collaboration-Tool in der gesamten Organisation.

KI: Neue Spielregeln für IT-Sicherheit

Gerade in jüngster Zeit haben automatisierte Phishing-Angriffe relativ plötzlich stark zugenommen. Dank künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen und Big Data sind die Inhalte deutlich überzeugender und die Angriffsmethodik überaus präzise. Mit traditionellen Phishing-Angriffen haben die Attacken nicht mehr viel gemein. Während IT-Verantwortliche KI einsetzen, um Sicherheit auf die nächste Stufe zu bringen, darf man sich getrost fragen, was passiert, wenn diese Technologie in die falschen Hände, die der Bad Guys, gerät? Die Weiterentwicklung des Internets und die Fortschritte beim Computing haben uns in die Lage versetzt auch für komplexe Probleme exakte Lösungen zu finden. Von der Astrophysik über biologische Systeme bis hin zu Automatisierung und Präzision. Allerdings sind alle diese Systeme inhärent anfällig für Cyber-Bedrohungen. Gerade in unserer schnelllebigen Welt, in der Innovationen im kommen und gehen muss Cybersicherheit weiterhin im Vordergrund stehen. Insbesondere was die durch das Internet der Dinge (IoT) erzeugte Datenflut anbelangt. Beim Identifizieren von Malware hat man sich in hohem Maße darauf verlassen, bestimmte Dateisignaturen zu erkennen. Oder auf regelbasierte Systeme die Netzwerkanomalitäten aufdecken.

DDoS-Angriffe nehmen weiter Fahrt auf

DDoS-Attacken nehmen in Anzahl und Dauer deutlich zu, sie werden komplexer und raffinierter. Darauf machen die IT-Sicherheitsexperten der PSW Group unter Berufung auf den Lagebericht zur IT-Sicherheit 2018 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aufmerksam. Demnach gehörten DDoS-Attacken 2017 und 2018 zu den häufigsten beobachteten Sicherheitsvorfällen. Im dritten Quartal 2018 hat sich das durchschnittliche DDoS-Angriffsvolumen im Vergleich zum ersten Quartal mehr als verdoppelt. Durchschnittlich 175 Angriffen pro Tag wurden zwischen Juli und September 2018 gestartet. Die Opfer waren vor allem Service-Provider in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz: 87 Prozent aller Provider wurden 2018 angegriffen. Und bereits für das 1. Quartal dieses Jahres registrierte Link11 schon 11.177 DDoS-Angriffe.

Fluch und Segen des Darkwebs

Strengere Gesetzesnormen für Betreiber von Internet-Plattformen, die Straftaten ermöglichen und zugangsbeschränkt sind - das forderte das BMI in einem in Q1 2019 eingebrachten Gesetzesantrag. Was zunächst durchweg positiv klingt, wird vor allem von Seiten der Bundesdatenschützer scharf kritisiert. Denn hinter dieser Forderung verbirgt sich mehr als nur das Verbot von Webseiten, die ein Tummelplatz für illegale Aktivitäten sind. Auch Darkweb-Plattformen, die lediglich unzugänglichen und anonymen Speicherplatz zur Verfügung stellen, unterlägen der Verordnung. Da diese nicht nur von kriminellen Akteuren genutzt werden, sehen Kritiker in dem Gesetzesentwurf einen starken Eingriff in die bürgerlichen Rechte. Aber welche Rolle spielt das Darkweb grundsätzlich? Und wie wird sich das "verborgene Netz" in Zukunft weiterentwickeln? Sivan Nir, Threat Analysis Team Leader bei Skybox Security, äußert sich zu den zwei Gesichtern des Darkwebs und seiner Zukunft.

Diese Webseite verwendet Cookies - Wir verwenden Cookies, um Inhalte und Anzeigen zu personalisieren, Funktionen für soziale Medien anbieten zu können und die Zugriffe auf unsere Website zu analysieren. Außerdem geben wir Informationen zu Ihrer Verwendung unserer Website an unsere Partner für soziale Medien, Werbung und Analysen weiter. Unsere Partner führen diese Informationen möglicherweise mit weiteren Daten zusammen, die Sie ihnen bereitgestellt haben oder die sie im Rahmen Ihrer Nutzung der Dienste gesammelt haben. Mit dem Klick auf „Erlauben“erklären Sie sich damit einverstanden. Weiterführende Informationen erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.